“Национални Архиви Корп.” ЕООД е основана през 2006 г. като в началото за нея работят само трима души. Към днешна дата екипът й се е увеличил значително и наброява 35 души. Компанията разполага с два офиса – център по дигитализация в София и узаконена архивохранилищна база с площ 5500 кв.м в близост до столицата.
Компанията е сертифицирана по интегрирания ISO стандарт 9001:27001 – информационна сигурност и управление на качеството в областта на архивното дело. Процедурите й отговарят на Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR). Клиентите на Национални Архиви са над 250 местни и международни компании от различни икономически сектори.
“Национални Архиви Корп.” ЕООД е член на BESCO – Българската стартъп асоциация.
Днес наш гост е Карлос Мена, създател и изпълнителен директор на компанията.
Здравейте, г-н Мена! За нас е огромно удоволствие, че днес сте наш гост. Вие сте създател и изпълнителен директор на „Национални Архиви“, но преди да поговорим за Вашата компания, Вие сте родом от Чили. Разкажете ми какво Ви доведе в България и кое беше нещото, което Ви накара да останете тук?
Здравейте и благодаря за поканата да съм ваш гост! Историята е доста интересна, защото преди да дойда в България живях в различни държави. В университета се запознах с бъдещата ми съпруга, която е българка, и любовта ме доведе тук през 1990 година. Завърших магистърската си степен в “Университет за национално и световно стопанство” със специалност Икономика. Междувременно започнах да работя, придобих ръководен и консултантски опит в местни и интернационални компании и създадохме семейство.
Тук се чувствах добре, затова останах и заобичах България.
Как възникна идеята за създаването на “Национални Архиви Корп.” ЕООД?
Общото при компаниите, за които работех, бе боравеното с документи и информация. Често срещана гледка бе документи да се съхраняват в най-различни помещения, без да има организация или структура. Постепенно в мен се зароди желанието да създам нещо свое, да видя т.нар.“реален свят”. Както се случва, понякога, малките моменти разкриват големите възможности.
По онова време бях консултант в голяма българска банка и един ден забелязах как служители носят тежки чували към таванските части.
“ – Какво има вътре? – попитах на шега.
– Документи. – отвърнаха без притеснение те.
– А как ще ги откриете, ако ви потрябват някой ден? – продължих с въпросите.
– Не знаем. Това ни казаха – това правим.“
Тази случка се запамети в съзнанието ми и ми подсказа потенциална бизнес възможност – да намеря начин, чрез който служителите да могат да работят комфортно и фокусирано, а при нужда да намират това, което търсят – бързо и без да се лутат. Бизнесът, оказа се, не бе предвидил в своята дейност важния елемент да има организиран архив.
Колко трудно беше началото? Имаше ли момент, в който сте били готов да се откажете и какво Ви помогна да не го направите?
Бизнесът за аутсорс на съхранение и управление на архив съществуваше в други държави, но в България почти не беше познат. Затова за мен от една страна се оказа трудно да намеря информация дали идеята е постижима тук. Започнах със задълбочено проучване от пазарна, правна, техническа и финансова гледна точка. От друга страна в онези времена се озовах пред психологическа бариера – да спечеля доверието на клиентите, че ще съхраним документите и информацията им, намираща се в тях и аутсорс е печелившо и много по-сигурно решение.
Най-предизвикателният момент за мен беше, когато си бях дал срок от две седмици, в които да реша дали да продължа да инвестирам в компанията, или да се откажа окончателно. Беше малко преди критичната трета година. Седмица преди да направя трудния избор спечелихме големия клиент. Това ме убеди, че най-важно е да повярваш в това, което правиш.
С какво точно се занимава Вашата компания и кои са основните Ви клиенти?
В Национални Архиви се занимаваме с отговорната задача да съхраним архивните документи на компаниите и администрацията и да им предоставим мигновен достъп до тях през специалната ни платформа, като при необходимост можем да ги доставим и на място. Всичко това правим в съответствие със законовите изисквания за защита и срокове за съхранение на данните.
Решенията, които предлагаме, подкрепят изцяло мисията ни – да сме свързващото звено между фирмите и информацията им. Създаваме по-добра структура и им помагаме да се дигитализират.
Днес услугите ни обхващат организация, съхранение и управление на хартиен архив, дигитализация, интелигентно съхранение и управление на данни, унищожаване на документация и твърди дискове.
Основните ни клиенти са компании с висок документооборот и със строги изисквания по отношение на защитата на съдържащите се данни. Те са предимно от секторите застраховане, здравеопазване, фарма, финтех, ритейл, производство и дистрибуция, администрация. Имаме и от ИТ, счетоводство и други сектори като екология, НПО-та и малки компании, които разпознават нуждата от съхранение, архив и навременно унищожаване на информацията.
Какво успяхте да постигнете за тези 16 години? Каква е реалната ползата за бизнеса от работата на Вашата компания?
През годините запазихме стабилността на основната си дейност, която е организиране и съхранение на физически архив, като същевременно я надградихме с иновации, за да отговаряме на нуждите в дигиталната ера. Това постоянно развитие се осъществява с инвестиции от около 1 млн. лв, разумно разпределени в технологии, човешки ресурс и материална база, с които поддържаме качеството на услугите си. Създадохме този бранш в България и открихме нови ниши, които са полезни за бизнеса.
Полезността на архивните решения, които създаваме, е че в същността им залагаме да помагат дългосрочно на оперативната работа и дигитализацията на компаниите. Тези две звена, ако не вървят плавно могат да бъдат причина да изостанеш от конкурентите си.
Ползите за клиентите ни, ако ги изразим в цифри, включват повишена информационна сигурност, спестяване на до 50% от разходите на годишна база, които преди са имали за архивна дейност. Това са средства, които сега могат да пренасочват към своя основен бизнес. Отпадането на допълнителните задачи помага на служителите им да са по-ефективни и някои фирми споделиха с нас резултатите си, според които са спестили стотици човекочасове на месец, защото служителите им намират за средно 7 секунди документа, който търсят.
Доказателство можем да видим и в това, че клиентите ни избират и остават с нас, а препоръките идват от уста на уста. Това е страхотно признание за нашата професионална услуга и сме благодарни, че са с нас в този растеж.
Как виждате бъдещето на „Национални Архиви“? Развивате ли нови услуги, които да предоставите на Вашите настоящи и бъдещи клиенти?
Една от новите ни услуги е интелигентно съхранение и управление на база данни. Тя е ключово улеснение за компаниите, защото чрез нея намират решение за генерираните от тях масиви електронни единици. Чрез нашата услуга успяват да разтоваря системите си и да ги използват според оригиналното им предназначение, а не за съхранение на такава информация (която, обаче, са задължени да съхраняват). Така от една страна запазват бързодействието им, от друга – спестяват финансов ресурс за покупка на допълнителни хардуери и софтуери.
В плановете си винаги се стремим да залагаме на постоянен и контролиран растеж, за да ни позволи да сме гъвкави, но и иновативни. Следим тенденциите в нашата област и търсим решения, които да бъдат адаптирани към нашите клиенти в бъдеще. Развиваме се и като екип, и като осъзната и отговорна към обществото компания със свои ценности, мисия, цели и действия.
Гледаме и в други насоки в нашата област, за които чакаме момента да ги внедрим.
Какво Ви мотивира най-много в работата Ви и какво е успехът за Вас?
Това е комплексно съчетание от желанието да развивам себе си като личност и професионалист, за да постигна краткосрочните и дългосрочните си цели. Външната мотивация е като екип да бъдем по-добри в това, което правим, колегите да бъдат удовлетворени от работа, която извършват и да продължим да имаме доволни клиенти. Успехът е да виждам положителните резултати от тези усилия. Тази съвкупност ме мотивира.
А какво е провалът и кой е най-големият провал в живота Ви досега?
Неуспехите асоциирам с философския въпрос: “Работиш, за да живееш, или живееш, за да работиш”. Когато не намериш баланс – или едното, или другото страда.
Опишете ми България и Чили с по три думи?
Няма как да опиша с 2-3 думи България и Чили, мисля си, че ще ми е необходима отделна статия, дори повече. Но това, което мога да кажа е, че независимо, че са отдалечени по километри, двете страни са близки по душа. Чили, защото съм се родил там, а България защото стана мой дом и родина.
Благодаря Ви за този разговор. В края, какво послание бихте отправили на нашите читатели?
Вярвам, че за успеха на един бизнес в дългосрочен план не е определящо времето, в което започва, а по-скоро нуждата към момента на създаване, както и възможността на предприемача да се адаптира спрямо пазара, за да се развива в бъдеще.
Бури и трудни решения има периодично, но след бурята изгрява слънце. Най-важното е да вярваш в това, което правиш. Ако ме питате дали танцът си струва, бих казал: Да!
