Анна Вълканова е доцeнт по Обществени комуникации и информационни науки, автор на книгата „Корпоративен брандинг 4.0“, преподавател и консултант по Корпоративни и бизнес комуникации, съосновател на KNOWLEDGE 2 SKILLS – K2S.BG.
Как бихте описали специфичната роля на мениджъра днес и как хората на ръководни позиции могат да управляват ефективно своите приоритети и времето си, за да намалят стреса и да постигнат по-голяма продуктивност?
Специфичната роля на мениджъра е в това, че трябва да решава задачи и проблеми, а това неминуемо носи стрес. Нещо повече, решавайки ежеднeвно проблеми и задачи, той трябва да постига и целите си и това се нарича ефективност. Ако успява за единица време да постига по-високи цели, той става по-ефективен.
Има матрица, която се използва в теорията, изключително лесна е за употреба и е много ефективна – това е матрицата Спешно/Важно. Най-често мениджърът работи в зоната на Спешност – в двата квадранта Спешно и Важно и Спешно и Не важно.
Добрият мениджър обаче може така да структурира дейността си, че в тази четвърт на диаграмата, наречена Спешно и Не важно да не попадат дейности.
Това зависи от умението му да задава цели, да въвлича екипа си и определени хора в съпричастното планиране и след това постигане на тези цели.
Тези дейности по планиране и изграждане на правилни отношения попадат в графата Важно и Не спешно – това е подценяваната графа, особено от средния мениджмънт или мениджмънтът, които не си дава сметка за цялостната картина.
Но в днешно време, в епохата на личността, дори и да си на най-ниското ниво в организацията, ти трябва да виждаш цялата картина – за това и не е извинително, където и да се намираш в структурата, да не държиш пред погледа си цялата картина.
Но най-вече тази дейност се вменява на създателя на бизнеса или на човека, който формулира визията, мисията и основните цели и около това цялата организация може да постига по-висока ефективност. Само работейки във Важно, но Не спешно лесно могат да се подредят приоритетите.
Естествено, най-редното е човекът, който отговоря за постигането на цели да прекарва по-малка част от времето си в задачи от типа Спешно, но Не важно – да ги игнорира или делегира, или поне да ги остави за част от деня, в която няма толкова висока работоспособност.
Спешно, но Не важно трябва да се делегира и така цялата подредба на приоритетите на мениджъра ще му позволи да постига по-висока ефективност.
Колко важна за един мениджър е добрата комуникация с екипа му, за да може успешно да делегира задачи и отговорности?
Умението на един мениджър да комуникира ефективно с екипа си е от огромно значение, защото ако не успее да предаде значението и да обясни защо трябва да се извърши дадена дейност, това го превръща в директивен мениджър. А директивният подход работи главно при извършване на рутинни задачи, но не работи при днешната комплексност на бизнесите и заобикалящата среда. Затова в основата на добрия мениджър е добрият комуникатор, а това се постига чрез двустранен процес на комуникация. Той трябва да се увери, че е разбрал преди да поиска от човека да разбере.
В този случай, когато се увери, че е формулирал правилното послание и е бил разбран, неговата следваща задача е да постигне вече синергия от това, разпределяйки голямата задача на по малки задачи, за да може те в крайна сметка да вървят в синхрон и като време и като достатъчност в ресурсната обезпеченост.
Това е и основата на успеха на Тойота в автомобилната индустрия – да може да се стиковат всички процеси и да липсва пориозност в производството. Ако успее да постигне синергизъм и 1+1 да дава като резултат 3 или 11, тогава неговата ефективност се качва право пропорционално на синергизма.
Какви са успешните стратегии за управление на времето и стреса, които може да използва един мениджър, особено когато става въпрос за постигане на по-високи цели и ефективно управление на бизнес процесите?
Често мениджърите работят във бизнеса вместо да работят върху бизнеса. 80% от тяхното време трябва да работи върху бизнеса и само 20 % да е оперативното време. Колкото и парадоксално да звучи за повечето супер заети и стресирани мениджъри днес, това е измъкването от капана на ниската ефективност и стреса – доброто планиране, добрата стратегия, добрата комуникация и навременната и надеждна обратна връзка от целия процес. Тогава ако разглеждаме целия процес от вкарване на плана до постигане на резултата като „черна кутия“, той може да я контролира през нареждане на приоритети, комуникация, навременна и правилна обратна връзка и коригиращи действия, когато има необходимост.
Но главно, за постигане на по-високи цели е необходимо да се сподели и отговорността за вземане на решения.
Добрият мениджър се доверява на екипа си, защото го познава добре – познава силните страни на всеки един и се стреми постоянно да разширява кръга на овластяване на всеки един, който е отговорен за изпълнение на задачите. Неговата роля се превръща главно в това да менторства процеса на вземане на решение, защото всъщност дефицитът е на хора, служители, които да поемат отговорност и да могат да взимат ежедневно микро решения, за да може да напредва проекта. Ако той концентрира цялата власт в себе си и всяко едно решение минава през него, тогава е невъзможно да се измъкне от квадранта на спешност. И това е процес, който не е еднократен акт – на планирането, делегирането, комуникирането, а това е ежедневната битка на мениджъра да отвоюва време, за да пребивава в Не спешното, но Важното.
Пребивавайки в този квадрант ефективността му се покачва в пъти, а нивото на стрес е доста по-ниско. Така че успех в тази задача! Първото нещо е човек да знае какво да прави, а второто да започне да го прилага и да го превърне в начин на мислене. Със сигурност няма идеален вариант, но има работещи принципи в управлението и решаването на задачи, които са доказани във времето.
Екипът от експерти на KNOWLEDGE 2 SKILLS – K2S.BG повече от 10 години помага на клиентите на компанията да позиционират усилията си именно в Не Спешно и Важно, чрез академиите, които правят за своите клиенти. Съобразено с техните потребности спомагат целия процес за добрата комуникация и синергия между мениджърите и служителите, вътре в екипа и за посланията към клиентите, така че да се постигне максимална ефективност, именно работейки върху постигането на целите на всеки един отделен служител и на фирмата като цяло.
Екипът на компанията е наясно, че без добре структурирана външна намеса има голяма опасност да се работи постоянно в квадрантите на Спешност и това да води до повишаване на стреса и до ниска ефективност, която често пъти се счита за нормална за дадения бранш или сектор.
Пазарните лидери, които избират да се доверят на професионализма на компанията обаче затвърждават позициите си на добро представяне доста над средното за сектора си, именно благодарение на тази си постоянна работа върху обучението на служителите си и правилното структуриране на приоритетите във фирмата.
KNOWLEDGE 2 SKILLS – K2S.BG e български бранд за custom-made корпоративни тренинги, основан през 2013 г. Системата KNOWLEDGE 2 SKILLS осигурява практични знания, които лесно се превръщат в нови умения в четири ключови за бизнеса области:
Предимството да се доверите на системата KNOWLEDGE 2 SKILLS:
- Дизайн на комплексни обучителни програми за цялостно развитие на бизнеса.
- Адаптирани тренинг решения спрямо бизнес сектора и целите на компаниите.
- Бърз трансфер на ноу-хау от лектор-тренери с повече от 10 години опит в бизнеса.
Фирмите, обучили своите екипи по системата KNOWLEDGE 2 SKILLS отчитат 96,7% удовлетвореност, тъй като успяват да приложат нови стандарти и практики, да сплотят екипите си и да се движат устойчиво по пътя на растежа.
За повече информация: Доц. д-р Анна Вълканова – 0898 838 208, [email protected]
