KONICA MINOLTA – най-важните качества на лидерите в „новото нормално“

Във времена на безпрецедентна икономическа и социална ситуация, разговаряме с ръководството на една иновативна и устойчива компания, която има ясна визия за развитие в „новото нормално“ – KONICA MINOLTA BULGARIA.

Елена Дречева, Изпълнителен директор

Кое е най-важното качество, което трябва да притежават лидерите в „новото нормално“?

Е.Д.: Психическа устойчивост и смелост да променят статуквото, смелост да опитват нови модели без страх от провали. Постоянство. Придържане към визията и ценностите на компанията.

Какво е необходимо в днешните турбулентни времена, за да бъде една компания устойчива?

Е.Д.: Ангажиран екип, ясни ценности и визия, портфолио, което е съобразено с потребностите на потребителите. Организация, стимулираща ученето и адаптирането на процеси според новите реалности.

Драгомир Милушев, Мениджър Директни продажби

Коя беше най-трудната ситуация, с която трябваше да се справите през изминалите месеци?

Д.М.: Да пренастроим начина си на работа и особено начина си на мислене, да преосмислим и напаснем стратегията си, така че компанията не просто да се стреми към оцеляване. Заедно с това трябваше да сме близо до клиентите си, да подходим партньорски и с разбиране повече от всякога, като същевременно да не допуснем сериозен и над очакваното спад в постигането на финансовите резултати.

Какво е необходимо в днешните турбулентни времена, за да бъде една компания устойчива?

Д.М.: За една компания днес и при преминаването през подобни времена е важно какво си е „постлала“ вчера. Ако компанията през годините е подхождала дългосрочно и е изградила бизнес, базиран на високо качество на услугите, то тя по-лесно може да го съхрани. Същевременно още по-необходимо е да може бързо да отговори на променените нужди на пазара. Това е повече от задължително за компания, предоставяща ИТ услуги.

Споделете най-ценния урок, който научихте като лидер през последните месеци?

Д.М.: Никога не можеш да си подготвен напълно за подобна сериозна ситуация, върху която влияят прекалено много фактори със сериозна динамика. Затова най-ценният урок е, че трябва да си много бърз, адаптивен и активен, защото няма по-голяма грешка от това да се снишиш, докато бурята отмине.

Дарина Тодорова, Бизнес партньор „Човешки ресурси“

Кое е най-важното качество, което трябва да притежават лидерите в „новото нормално“?

Д.Т.: Лидерите на „новото нормално“ преди всичко са поставени в ситуация, в която трябва да преосмислят начина си на водене. Те вече не са тези, които винаги знаят верния отговор на всички въпроси, а имат увереността да признаят, че понякога и те са в затруднение да дадат решение. За мен има две основни качества – постоянното учене и умението да виждаш себе си съвсем обективно. Постоянното учене е нагласа и начин на мислене и времената доказаха, че без това нямаме полезни ходове. Ученето включва и да се научим да забравяме вече наученото и да търсим нови начини. Лидерството повече от всякога е интересна и комплексна амалгама от различни умения, знания и нагласи. Все повече лидерството е екипна игра, защото в ситуации на бърза промяна способността да промениш екипа зависи от усилията на целия екип.

Коя беше най-трудната ситуация, с която трябваше да се справите през изминалите месеци?

Д.Т.: Най- трудна беше имплементацията на чисто нов процес в компанията по време на извънредно положение. Става дума за процес за развитие и оценка на представянето, който обхваща всички служители. Първоначалният план и реалността се разминаха кардинално. Изведнъж възможност за директна комуникация нямаше, всичко трябваше да се случи онлайн. Когато говорим за компетентностен модел и чисто нов начин на мислене, това се оказва предизвикателство. Справихме се, заедно. Открихме предимствата на ситуацията и решихме да вземем максимума от нея. „Направихме си лимонада“ и превърнахме дефекта в ефект – това се оказа златна възможност за поставяне на повече фокус и отделяне на повече време за новия процес. Планирахме как ще се развиваме, замислихме се какво ще ни е нужно за бъдещето, което вече живеем. А самата ситуация ни даде безброй примери за това колко много имаме да учим.

Кои са източниците на информация, към които се обръщате за вдъхновение и идеи?

Д.Т.: Може би вече е old school, но все още се впечатлявам от Саймън Синек. Чета Harpers Business Review, Fast Company и Inc. Magazine. И разбира се, близките и приятелите ми, защото вдъхновението е и лично преживяване. Може да ме вдъхнови и съботната закуска, която някой е приготвил само за мен. В „новото нормално“, а и преди това, вече не говорим за баланс между работа и личен живот, а за симбиоза между тях. Всъщност двете са едно цяло.
Ако говорим за идеи, най- хубавото за тях е, че те се раждат по всяко време. Другото хубаво нещо на идеите е, че в колаборация те се надграждат. Няма нищо по- добро от среда, в която идеите резонират. Среда, в която екипът не само ги прегръща, но и развива на следващо ниво.

Мотивацията и ангажираността на екипа в новите условия са сред най-често посочваните предизвикателства от лидерите. Кои са добрите практики, които вие приложихте в своя екип?

Д.Т.: По време на голямата изолация направихме много неща за екипите си в посока те да са постоянно информирани, да получават добри новини и хубави емоции. Всички се справяхме с новата ситуация и знаехме добре, че ангажираността и мотивацията на хората ни е един от топ приоритетите в този момент. Една инициатива тръгна като на шега, но се превърна в истинска щафета за предаване на добри мисли и пожелания. На абсолютно случаен принцип всеки ден един от служителите, независимо къде се намира, получаваше тайно предизвикателство да направи изненада и да направи деня на друг случайно избран колега. Видяхме много видеа, прочетохме картички, стихове, пожелания, сладкиши и лични подаръци. Нарекохме го Smile and Pass it On и инициативата предизвика много хубави емоции.
Другото, което направихме беше един newsletter, който те получаваха два пъти седмично и който всеки път беше колекция от идеи за учене, за свободно време и забавления по време на социална изолация.
Направихме и група във Вайбър, която нарекохме Добрата новина, в която всеки можеше да сподели само добри новини. Нашият управител, Елена Дречева, стартира виртуални срещи на целия екип всяка седмица, в които лично тя информираше всички за промените, предприети действия и резултати. Директните мениджъри правеха всекидневни виртуални срещи на екипите си, понякога само, за да се чуят и видят. Най- важно беше да запазим връзката помежду си и в един момент се оказа, че дори сме се свързали още повече от преди.

Мартина Граматикова, Мениджър Партньорски продажби

Кое е най-важното качество, което трябва да притежават лидерите в „новото нормално“?

М.Г.: Според мен най-важното качество на лидерите в „новото нормално“ е откритостта. Смятам, че честната и открита комуникация относно всяка ситуация дава сигурност на хората, с които работиш и създава атмосфера на доверие. Дори и в най-трудните моменти това доверие и вяра ще помогнат за откритото генериране на идеи и сплотеността и ще улеснят преодоляването на затрудненията и създаването на нови възможности.

Какво е необходимо в днешните турбулентни времена, за да бъде една компания устойчива?

М.Г.: Всяка компания е хората, които работят в нея и това е още по- важно точно в турбулентните времена, в които живеем. Креативният и адаптивен екип на една компания ще направи възможно преодоляването на несигурността и използването на възможностите, създадени от бързия темп, с който се променя всичко около нас. Устойчивостта се създава от екипи, които се чувстват ценени и дават всичко от себе си, така че клиентите на компанията да получават най – доброто възможно обслужване, продукти и услуги. Екипи, които подобряват ежедневно знанията си и се грижат тези знания да помогнат за улесняване на работата и на техните клиенти.

Дигиталното работно място на бъдещето вече е новата реалност. Как Коника Минолта може да е полезна на компаниите, за да дигитализират своите бизнес процеси?

М.Г.: Като компания, която е лидер в областта на оптимизирането на печата, през последните години Коника Минолта активно развива своето портфолио и компетенции в областта на дигитализацията и оптимизирането на бизнес процесите.
Съвместно с нашите клиенти, ние анализираме в детайли текущите им процеси и предлагаме решения, които да направят възможно трансформирането на бизнес процесите в дигитални. Предлагаме решения, които обхващат цялата палитра от дейности, необходими за дигитализирането – от извличане на данните от сканирани хартиени или електронни документи и добавяне на текстови слой за лесно търсене в съдържанието на документите, през електронни процеси, свързани с управление на договори и разходи, придвижване на документи, одобрения, съвместна работа по определени задачи, цифрови досиета на служителите, електронно подписване, организация на дигитален архив и др., до импортирането на необходимата информация в други системи и бази, с които клиентите работят в ежедневието си.

Йорданка Христова, Маркетинг мениджър

Кое е най-важното качество, което трябва да притежават лидерите в „новото нормално“?

Й.Х.: Има една китайска поговорка „Когато се появи вятърът на промяната, някои строят стени, а други – вятърни мелници“. Най-важното качество на лидерите в „новото нормално“ според мен е гъвкавостта или способността им да използват промените в средата по позитивен начин и в градивна посока за своята компания. Да приемат тези промени като вдъхновение за нови идеи, нов бизнес, нови начини на работа, да ги използват като трамплин, а не да ги заклеймяват като препятствие. Резистентността към промяната, на която сме били свидетели в продължение на години е невъзможна в „новото нормално“ и лидерите, които са най-адаптивни към условията на новата среда и са готови да използват своята лична промяна и растеж като вдъхновение за екипите си, ще бъдат най-успешни.

Коя беше най-трудната ситуация, с която трябваше да се справите през изминалите месеци?

Й.Х.: Интересен факт е, че в края на февруари от Коника Минолта България организирахме мащабно събитие на живо, а именно – конференцията „Дигиталното работно място на бъдещето“. Само няколко седмици по -късно на всички ни се наложи да се сблъскаме с нова реалност, където дигиталното работно място, работата на екипите отдалечено, трансформирането и дигитализирането на цели бизнес процеси бяха единствения възможен вариант.
Като най-предизвикателна ситуация пред маркетинг екипа ни бих посочила необходимостта от преминаването ни изцяло към дигитален маркетинг в много кратък срок, адаптирането на маркетинг плана ни към новите условия и изисквания на бизнес средата, необходимостта все повече да се обръщаме към подхода agile marketing, добавянето „в движение“ на нови компетенции за всеки от екипа ни, за да използваме максимално пълноценно новите възможности, технологии, комуникационни канали, които се появиха.
Въпреки трудностите, благодарение на страхотния ми екип, благодарение на знанията и ентусиазма им, смятам че успяваме да използваме енергията на промяната, за да случваме интересни и резултатни маркетинг проекти през последните месеци.

Споделете най-ценния урок, който научихте като лидер през последните месеци?

Й.Х.: Най-ценното осъзнаване или урок за мен (може би дори е само припомняне) е, че кризите са не непременно нещо лошо. Напротив, в такива обстоятелства забелязвам, че се раждат страхотни идеи, ставаме още по-креативни, имаме нова перспектива върху средата, мобилизираме се като екип, усъвършенстваме връзките и комуникацията си колегите от другите екипи в компанията.
Изключително важно в такива турбулентни времена, когато е трудно да се открие най-правилното решение и посока, е откровеното споделяне – не само вътре в екипите, в компанията, но и между компании- партньори – споделяне на идеи, на добри практики, на знания, в които компанията има експертиза и може да е полезна със съвети и насоки.

Ето защо ми се иска и аз да споделя няколко примера за чудесни проекти, които случихме в изминалите месеци и катализатор, за които бе именно предизвикателната ситуация.

По време на пандемията, когато пред всеки бизнес и мениджър се появиха безброй въпросителни, се роди идеята ни бързо да организираме онлайн събитие- колаборация, която нарекохме „Coffe and Connect”. Поканихме няколко наши партньори и клиенти от компании от съвсем различни индустрии да споделят своя опит и перспектива върху различната бизнес среда, да споделят своята визия за следващите месеци, да дадат ценни съвети от своята бизнес практика.
Пандемията ни даде импулс да стартираме секция в корпоративния ни блог, с която да сме полезни на настоящите и потенциалните си клиенти и дадохме началото на една поредица от интервюта „Ask the experts”. Подбрахме вдъхновяващи личности, които са лидери в областта си и могат да дадат ценни съвети в различни насоки – изграждане на комуникационна стратегия по време на тези динамични времена, управление на човешки ресурси –обучения за промяна на компетенциите за служители според новите изисквания, стартиране на дигитални процеси в организацията и създаване на дигитално работно място, управление на екипи отдалечено, дефиниране на правилния подход за дигитален маркетинг. Поканихме и мотивационния лектор Марио Бакалов, който да ни сподели какво е общото между пилотите и мениджърите във времена на турбуленция през неговия опит. При всичките интервюта запазихме т.нар. „сребърна нишка“ за дигиталното работно място и новият начин за работа отдалечено – където пък ние от Коника Минолта можем да сме полезни. Поредицата ще продължим с любопитни теми от експерти от нашия екип в различните направления – производствен печат, смарт видеонаблюдение, дигитално работно място и един проект, за който предстои да разказваме повече – GenArate или как печатът оживява с възможностите на добавената реалност.
Забелязахме, че наши партньори се свързваха с нас с идея да работим заедно, да намерим „пресечна точка“ на дейността си и да случим заедно полезни за други компании активности, обединявайки експертизата в сферите, в които работим. Ще посоча за пример launchlabs /международно студио за бизнес редизайн с фокус върху клиентската удовлетвореност и ангажираността на служителите/ – заедно с тях проведохме проучване до мениджърите и служителите на различни компании относно най-големите предизвикателства пред тях, дали разполагат с инструменти, които да им позволят да работят ефективно в екип, макар и отдалечено, кои отдели са се адаптирали най-бързо към новата реалност. На база на резултатите, които събрахме и анализирахме, подготвяме съвместен проект, за който съвсем скоро ще разкажем повече.

Кои са източниците на информация, към които се обръщате за вдъхновение и идеи?

Й.Х.: Признавам, че източниците, от които черпя вдъхновение и идеи са много, но предвид информационната вълна, която ни залива ежедневно, започнах внимателно да подбирам и приоритизирам.
Много харесвам лидерските обучения на Сара Канадей и нейните кратки и конкретни съвети за лидерство по време на динамични и несигурни времена. Следвам различни маркетинг лидери, от които черпя опит и хрумвания, които са приложили и са довели до добри резултати. Особено полезна ми беше видеопоредица, инспирирана от пандемията, която една новозеландска дигитална агенция стартира като инициатива. Всяка седмица канеха по двама маркетинг мениджъри на компании със съвсем различен профил. Именно споделянето на техните истории, предизвикателствата, които преодоляват, активностите, които случват, ми бе особено ценно и ми послужи за вдъхновение.

Нина Мечкарова, Мениджър финанси, администрация и IT операции

Кое е най-важното качество, което трябва да притежават лидерите в „новото нормално“?

Н.М.: Думата ‘‘Нормално‘‘ не би трябвало да съществува в речника на съвременния Лидер, дори и преди Covid-19. Всеки ден трябва да бъде уникален и да генерира възможности за следващия ден. Важна е целта и тя да бъде постигната, независимо от средата. Лидерът трябва да бъде креативен и извън кутията на ‘‘нормалното‘‘, за да бъде последван от екипа си и независимо от начина, по който ще изминат пътя, заедно да вярват, че обстоятелствата са винаги преодолими.

Какво е необходимо в днешните турбулентни времена, за да бъде една компания устойчива?

Н.М.: За да бъде успешна и устойчива една компания в турбулентни времена, тя трябва да бъде поливалентна. Да поддържа набор от портфолиа, които да не са взаимно зависими. Екипите трябва да бъдат водени и развивани, така че освен тесни специалисти, да бъдат възпитавани качества на гъвкавост, разбиране на средата, разбиране на моментната нужда на бизнес контрагентите и превръщане на нуждата във възможност.

Работата в екип отдалечено беше ново предизвикателство, с което трябваше да се сблъскате в ежедневието си. Кои са най-големите предизвикателства в управлението на екип отдалечено и как ги преодоляхте?

Н.М.: Отдалечената работа действително е предизвикателство за екипи, които извършават предимно административни дейности. Обичайно те са локализирани на едно място, не са необходими ежедневни срещи и комуникацията протича гладко, екстремните ситуации се случват и преодоляват с обсъждане ‘‘на крак‘‘ и вземане на решение.
Отдалечената работа изисква ежедневни срещи за синхронизиране на текущите задачи на екипа и множество микро-срещи за различни групи от хора за вземане на решения при критични ситуации.
При този начин на работа денят бива запълнен от множество срещи и трудно се постига скорост за извършване на рутинните операции.
Развитието на Home office култура в компаниите е процес – необходимо е да се интегрират нови инструменти за безконтактно верифициране и разписване на документи, за отдалечен контрол на изпълнението на задачи и проекти, инструменти за комуникация, вербална и писмена и т.н.
За щастие ние бяхме подготвени за извънредната ситуация, развивайки идеята за дигитален офис от далечната 2015 година и промотирането на концепцията й на българския пазар.

Дилян Пейчев, Мениджър Сервизен отдел

Коя беше най-трудната ситуация, с която трябваше да се справите през изминалите месеци?

Д.П.: През последните няколко месеца едва ли има ситуация, която можем да наречем „трудна“ и тя да не свързана с COVID-19. Коронавирусът и извънредното положение предизвикаха засилено търсене на някои от новите продукти на компанията. Това наложи хората от моя отдел да са извънредно „навън“, при клиенти, когато служителите на повечето компании работеха от вкъщи. Трудностите бяха особено в началото, когато трябваше да усвояваме много бързо знания за новите продукти и да преодолеем психическото напрежение и притеснения, предизвикани от неяснотата и липсата на информация относно пандемията.

Споделете най-ценния урок, който научихте като лидер през последните месеци?

Д.П.: Хората са най-важния ресурс и най-голямото предизвикателство за един лидер. Да можеш да погледнеш ситуацията през „техните очи“, да имаш индивидуален подход към всеки, да си близо до тях и постоянно на разположение е от ключово значение. Правилната мотивация кара хората да бъдат отговорни и да се вдъхновяват от това, което правят. Със сигурност няма лидер, който да не е наясно с това, но последните месеци особено силно разкриха отново, че хората са на първо място.