Хората, които работят в организации, знаят, че понякога срещите се редуват една след друга. Средно мениджърите прекарват 23 часа седмично в срещи. Голяма част от това, което се случва по време на тях обаче, се счита за маловажно или дори напълно контрапродуктивно. Парадоксалното е, че лошите срещи водят до още повече срещи… в опит да се поправи щетата, нанесена от предишните.
И все пак, дълго време срещите не са предмет на изследвания в областта на мениджмънта. Наръчник от 2015 г. полага основите на нововъзникващата област „Наука за срещите“. Наред с другите неща, изследването разкрива, че истинският проблем може би не е броят на срещите, а по-скоро начинът, по който са организирани, липсата на яснота относно целта им и неравенствата, които (често несъзнателно) засилват.
Срещите или подпомагат благополучието, или му вредят
В поредица от проучвания, проведени по време и след пандемията от Covid-19, изследователите установяват, че срещите могат както да насърчават, така и да нарушават благополучието на участниците.
Действително, участието в прекалено много срещи може да доведе до изчерпване и желание да напуснеш организацията. От друга страна обаче, срещите могат също да повишат ангажираността на служителите.
Широкото разпространение на дистанционната работа и онлайн срещите, ускорено от пандемията, води до появата на нови източници на умора: когнитивно претоварване, хиперсвързаност и липса на разграничение между работата и личния живот. Но виртуалните срещи също така позволяват непрекъснато социално взаимодействие и разбиране на ролята на служителя в организацията.
Жените говорят по-малко по време на видеоконференции
Тези нови формати на срещи не се възприемат по един и същи начин от всички. Едно от най-забележителните открития се отнася до времето за говорене в онлайн срещите.
В проучване сред стотици служители резултатите са ясни: жените съобщават, че им е по-трудно да се изказват онлайн, отколкото в лични срещи. Няколко фактора обясняват това явление: по-чести прекъсвания, невидимост на споделените екрани, затруднения при разчитането на невербални сигнали или двойната психическа натовареност, когато срещите се провеждат от дома.
С други думи, виртуалните срещи – макар и потенциално да демократизират достъпа – всъщност могат да засилят неравенството между половете, ако не се обърне внимание на този аспект.
Срещата трябва да бъде планирана, а не изтърпяна
Решението на проблема с претоварването, не е да се премахнат изцяло срещите, а да се планират по-добре. Това започва с един прост, но често забравян въпрос: Защо се срещаме?
Въз основа на поредица от проучвания, обхващащи хиляди срещи, има четири основни типа цели на срещите:
1) споделяне на информация
2) вземане на решения
3) изразяване на емоции или мнения
4) изграждане на работни взаимоотношения
Всяка от тези цели изисква от участниците в срещата да правят различни неща, като да виждат лицата, да чуват интонациите, да наблюдават реакциите или да споделят екрана. И нито един вид среща (аудио, видео, хибридна, лична) не е универсално най-добра за всички видове цели. Видът на срещата трябва да се избира според основната й цел, а не според навика или технологичното удобство.
Проучванията посочват прости, но ефективни начини за подобряване на общото качество на срещите:
- споделяне на ясна програма и материали предварително, за да могат участниците да се подготвят и да допринесат пълноценно;
- използване на инструменти като вдигане на ръка, анонимни чатове или „ред на всеки участник“, при което всички последователно получават думата;
- активно модериране – организаторите на срещата трябва да балансират приноса на участниците, да насърчават включването и да предотвратяват изключването.
Огледало на организационната култура
Срещите не са неутрални. Те отразяват – често несъзнателно – културата, динамиката на властта и неофициалните приоритети на дадена организация. Данните са ясни: има начини за подобряване на срещите. Остава компаниите и мениджърите да осъзнаят трансформиращия потенциал, който срещите притежават.
Компания, в която на срещите се чуват само най-силните гласове, рядко е приобщаваща извън заседателната зала. И обратно, добре проведените срещи могат да се превърнат в пространства за съвместно изграждане, уважение и колективна иновация.
Целта не трябва да бъде да има по-малко срещи, а по-добри. Срещи, които зачитат времето и енергията на всички. Срещи, които дават глас на всички. Срещи, които изграждат връзки.
Източник: Willem Standaert, Associate Professor, Université de Liège / The Conversation
