Правилната организация на документи е ключов елемент от създаването на професионална работна среда. Особено за фирми с по-голям обем на работа, чийто набор от хартиени носители на информация е прекалено голям, без правилната система за съхранение на документи, хаосът и загубата на ценно работно време със сигурност ще бъдат налице.
Как да се справите с документооборота в малки фирми или по-големи такива? Вижте някои практични съвети за структуриране на данните и съхранение на документите в следващите редове, които от OK Office споделиха с нас.
Папки и етикети – основни методи за класификация
Зад всеки добре подреден и представителен офис стои система за съхранение на документите. Най-често тези методики включват използването на класьори, папки и етикетиране.
Съществуват различни варианти за класификация на хартиените носители – по проекти, по тип документи, по клиенти. Препоръчително е те да имат допълнително обозначение – върху всяка папка да има етикет с ясно заглавие, което да дава информация за естеството и произхода на документите, които се съхраняват в нея.
Тези действия ще ви отнемат няколко минути на ден, но правилната подредба и съхранение на хартиените носители ще ви спести часове в търсене.
Класификация по проекти
Когато имате голяма клиентска база е препоръчително да извършвате съхранение по клиенти и проекти. За всеки активен ваш проект създайте отделна папка или класьор от папки, ако естеството на данните е много разнообразно, и съхранявайте всички свързани документи – от всякакви работни бележки до официална кореспонденция, договори, фактури и други.
Препоръчително е да комбинирате тези действия със закупуване на офис шкафове с разделители, където да обособите дългосрочния си архив. В самия офис шкаф може да използвате метод за визуално зониране чрез разпределяне по букви – от А до Я.
Етикетиране по дати и цветни кодове за зониране
Една от най-ефективните техники за визуално зониране, която бихте могли да използвате, е цветното такова:
- червен цвят – съхранение на счетоводни и финансови документи, които съдържат чувствителни фирмени и лични данни;
- син цвят – съхранение на договори и други юридически документи;
- жълт цвят – класификация на вътрешнофирмена кореспонденция, анализи, отчети и други.
За да се ориентирате максимално бързо и да избегнете пропуски, използвайте техниката за етикетиране по дати в комбинация с цветните кодове. На етикетите посочвайте датата и месеца, на която сте направили последно актуализиране на информацията.
Как да се справите с архивираните проекти и хартиени носители?
За да не запълвате офиса със стари и ненужни документи, при които не е необходимо да се извършва съхранение, може да пристъпите към използване на шредери.
Тези устройства са компактни, лесни и позволяват отстраняването на хартиени носители на информация, без да съществува риск от попадане на чувствителна информация за бизнеса или клиентите ви в неоторизирани ръце.
